ZUGFeRD oder XRechnung: welches Format für welchen Kunden?
Stand: 09.11.2026
Kurz gesagt: Beide Formate erfüllen die E-Rechnungspflicht (Abschnitt 14.1 Abs. 12 Satz 2 UStAE). Für Firmenkunden genügt in der Regel ZUGFeRD im Profil EN 16931: Ihr Kunde bekommt ein lesbares PDF und das XML in einer Datei. XRechnung brauchen Sie vor allem für öffentliche Auftraggeber und für Firmen, die sie ausdrücklich verlangen.
Welches Format für welchen Kunden
| Ihr Kunde | Format | Worauf Sie achten |
|---|---|---|
| Unternehmen im Inland | ZUGFeRD (EN 16931) oder XRechnung | Das Format vereinbaren Sie mit dem Kunden. Ohne Absprache ist ZUGFeRD die Wahl, die jeder auch ohne Software lesen kann. |
| Bundesbehörde | XRechnung als XML | Eingang über die OZG-RE. ZUGFeRD nur im Profil XRECHNUNG und nur als reine XML-Datei. |
| Land, Kreis oder Gemeinde | Nach Vorgabe des Auftraggebers, oft XRechnung | Leitweg-ID oder eine andere Kennung im Feld BT-10. Eingangsweg beim Auftraggeber erfragen. |
| Privatkunde | Papier, PDF mit Zustimmung | Die E-Rechnungspflicht gilt nur für Leistungen an Unternehmer für deren Unternehmen. PDF oder E-Rechnung nur mit Zustimmung des Kunden (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). |
| Unternehmen im Ausland | Nach Absprache | Die deutsche Pflicht greift nur, wenn beide Seiten im Inland (oder in den Gebieten nach § 1 Abs. 3 UStG) ansässig sind. Dazu zählt auch eine inländische Betriebsstätte, die am Umsatz beteiligt ist (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 und Satz 3 UStG). |
| Rechnung bis 250 € brutto | Papier, PDF mit Zustimmung, oder E-Rechnung | Kleinbetragsrechnungen dürfen als sonstige Rechnung gehen (§ 33 Satz 4 UStDV), nicht aber über Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG, etwa bei Reverse Charge am Bau (§ 33 Satz 3 UStDV). |
Für Firmenkunden gilt: Welches zulässige Format Sie nutzen, ist eine zivilrechtliche Frage zwischen Ihnen und Ihrem Kunden (Abschnitt 14.1 Abs. 12 Satz 5 UStAE). Eine Zustimmung zur E-Rechnung selbst brauchen Sie bei Firmenkunden im Inland nicht (Abschnitt 14.1 Abs. 4 Satz 4 UStAE).
Was beide gemeinsam haben
ZUGFeRD und XRechnung beruhen auf derselben europäischen Norm EN 16931. Rechnungsnummer, Anschriften, Positionen, Steuer und Summen stehen in beiden als strukturierte Daten in einer XML-Datei. Eine Empfangssoftware, die EN 16931 versteht, kann beide verarbeiten. Umsatzsteuerlich ist in beiden Fällen das XML der führende Teil (Abschnitt 14.4 Abs. 3 UStAE). Bei ZUGFeRD müssen PDF und XML trotzdem zusammenpassen: Weicht das PDF inhaltlich vom XML ab, etwa beim Steuerbetrag, und nicht nur durch Rundung oder eine gekürzte Leistungsbeschreibung, kann es als weitere Rechnung gelten, und die darin ausgewiesene Steuer wird möglicherweise zusätzlich geschuldet (Abschnitt 14c.1 Abs. 4a UStAE).
Was sie unterscheidet
| ZUGFeRD | XRechnung | |
|---|---|---|
| Aufbau | PDF/A-3 mit eingebettetem XML | Nur XML |
| Ohne Software lesbar | Ja, als normales PDF | Nein, nur mit einer Anzeige |
| XML-Syntax | Cross Industry Invoice (CII) | UBL oder CII |
| Zusätzliche Pflichtfelder | Keine über EN 16931 hinaus | Käuferreferenz, Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail, elektronische Adressen |
| Aktuelle Version | 2.5.2 (seit 1.9.2026), identisch mit Factur-X 1.09.2 | 3.0, Paket 3.0.2 |
| Herausgeber | FeRD, gemeinsam mit FNFE-MPE | KoSIT |
Wichtig bei ZUGFeRD ist das Profil. Ab Version 2.0.1 ist ZUGFeRD eine zulässige E-Rechnung, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL (Abschnitt 14.1 Abs. 14 Satz 4 UStAE). Diese beiden enthalten keine einzelnen Positionen.
Wenn der Kunde das Format nicht lesen kann
Jeder Unternehmer im Inland muss E-Rechnungen empfangen können (Abschnitt 14.1 Abs. 5 Satz 1 UStAE). Ein Kunde, der das nicht kann oder die Annahme verweigert, hat kein Anrecht auf eine Papier- oder PDF-Rechnung. Ihre Pflichten gelten dann als erfüllt, wenn Sie eine E-Rechnung ausgestellt haben und nachweisen können, dass Sie sie ordnungsgemäß übermitteln wollten, zum Beispiel mit einem Sendeprotokoll (Abschnitt 14.1 Abs. 5 Satz 4 und 5 UStAE). Bewahren Sie die gesendete E-Mail deshalb auf.
In der Praxis ist ZUGFeRD hier der leichtere Weg. Wer keine Software für E-Rechnungen hat, öffnet das PDF und kann die Rechnung trotzdem lesen und bezahlen.
Beispiel: zwei Kunden, zwei Formate
Die Malermeister Becker GmbH hat diesen Monat zwei Aufträge. Die Eifel Immobilien KG, ein Firmenkunde, bekommt Rechnung RE-2026-0412 über 1.161,00 € als ZUGFeRD-PDF per E-Mail. Die Buchhaltung dort öffnet das PDF wie immer, die Software liest das XML.
Für die fiktive Gemeinde Eifeltal hat Becker das Rathaus gestrichen. Im Auftrag stand eine Leitweg-ID. Diese Rechnung geht als XRechnung mit Ansprechpartnerin Jana Becker, Telefon und E-Mail an den Rechnungseingang der Gemeinde. Beide Rechnungen entstehen aus derselben Word-Vorlage, nur beim Umwandeln wählt Jana Becker ein anderes Format.
Häufige Fehler
- XRechnung an einen kleinen Firmenkunden ohne Absprache. Zulässig ist das, aber der Kunde sieht zunächst nur Code. Mit ZUGFeRD ersparen Sie ihm die Rückfrage.
- ZUGFeRD-PDF an die Behörde. Wird vom Rechnungseingang des Bundes so nicht angenommen.
- ZUGFeRD im Profil BASIC-WL. Die Datei trägt den Namen ZUGFeRD, ist aber keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
- Nach 2026 weiter reines PDF an Firmenkunden. Je nach Vorjahresumsatz endet die Übergangszeit am 31.12.2026 oder am 31.12.2027 (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 und 2 UStG). Maßgeblich ist auch, wann die Rechnung übermittelt wird: Eine Rechnung über eine Leistung aus 2026, die Sie erst 2027 übermitteln, muss eine E-Rechnung sein.
Häufige Fragen
Kann ich allen Kunden einfach XRechnung schicken?
Firmenkunden im Inland ja, denn XRechnung erfüllt die Norm, und eine Zustimmung ist dafür nicht nötig. Privatkunden und Kunden im Ausland müssen einer elektronischen Rechnung zustimmen (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG), Behörden geben ihr Format oft selbst vor. Praktisch ist ZUGFeRD für Firmenkunden bequemer, weil sie das PDF ohne weitere Software lesen. Wer eine XRechnung bekommt, kann sie im kostenlosen Viewer öffnen.
Was ist mit Factur-X?
Factur-X ist der französische Name desselben Formats. FeRD und FNFE-MPE veröffentlichen eine gemeinsame Spezifikation. Eine Factur-X-Rechnung im Profil EN 16931 ist also auch in Deutschland eine zulässige E-Rechnung.
Muss ich mich für ein Format entscheiden?
Nein. Sie können pro Kunde wählen. Vorlagetreu erzeugt aus derselben PDF-Rechnung wahlweise ZUGFeRD für Unternehmen oder XRechnung für Behörden. Wie die einzelnen Wege aussehen, steht unter ZUGFeRD erstellen und XRechnung erstellen.
Quellen
- Umsatzsteuergesetz (UStG), § 14 und § 27 Abs. 38, Stand: zuletzt geändert durch Art. 5 G v. 29.06.2026
- Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV), § 33, Stand: zuletzt geändert durch Art. 7 V v. 19.12.2025
- Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE), Abschnitte 14.1, 14.4 und 14c.1, konsolidierte Fassung vom 02.06.2026, geändert durch BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung
- FeRD, Infopaket für das E-Rechnungsformat ZUGFeRD 2.5.2 vom 04.08.2026, abgerufen am 09.11.2026
- KoSIT, xeinkauf.de: XRechnung, Versionen und Bundles, abgerufen am 09.11.2026
- e-rechnung-bund.de, FAQ zur OZG-RE, abgerufen am 09.11.2026
Dieser Text ist eine allgemeine Information und keine Steuerberatung.