Leitweg-ID: was sie ist, wie sie aufgebaut ist und wo Sie sie finden

Kurz gesagt: Die Leitweg-ID ist die Adresse einer Behörde für E-Rechnungen. Sie steht in der XRechnung im Feld „Buyer reference“ (BT-10) und sorgt dafür, dass Ihre Rechnung bei der richtigen Stelle ankommt. Sie bekommen sie von Ihrem öffentlichen Auftraggeber, in der Regel mit dem Auftrag.

Wofür die Leitweg-ID da ist

Eine Stadt, ein Landkreis oder eine Bundesbehörde hat viele Dienststellen. Die Leitweg-ID sorgt dafür, dass eine eingegangene E-Rechnung an das Rechnungssystem der Stelle weitergeleitet wird, die den Auftrag erteilt hat. Ohne diese Adresse ist unklar, wer die Rechnung prüfen und bezahlen soll.

In der XRechnung ist das Feld „Buyer reference“ (BT-10) Pflicht. Die Prüfregel BR-DE-15 der KoSIT meldet einen Fehler, wenn es fehlt. Firmenkunden haben keine Leitweg-ID. Für sie genügt meist eine ZUGFeRD-Rechnung ohne dieses Pflichtfeld.

So ist die Leitweg-ID aufgebaut

Die Formatspezifikation der KoSIT legt drei Bestandteile fest. Sie werden durch einen einfachen Bindestrich getrennt. Die ganze Leitweg-ID ist 5 bis 46 Zeichen lang.

Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. Leerzeichen gehören nicht in die Leitweg-ID.

Die Prüfziffer: so erkennen Sie Tippfehler

Die Prüfziffer wird nach ISO/IEC 7064 im Verfahren MOD 97-10 berechnet. Das ist dasselbe Verfahren wie bei der IBAN. Damit lassen sich Tippfehler erkennen, bevor die Rechnung verschickt wird. Die Spezifikation zeigt die Rechnung an diesem Beispiel:

1. Leitweg-ID ohne Prüfziffer: 04011000-1234512345
2. Bindestriche weglassen und zwei Nullen anhängen: 04011000123451234500. Buchstaben würden vorher durch Zahlen ersetzt, A durch 10 bis Z durch 35.
3. Diese Zahl durch 97 teilen. Der Rest ist 92.
4. 98 minus 92 ergibt die Prüfziffer 06.
5. Ergebnis: 04011000-1234512345-06. Zur Kontrolle ergibt die Zahl ohne Bindestriche geteilt durch 97 den Rest 1.

Die Prüfziffer zeigt nur, dass die Zeichenfolge in sich stimmig ist. Ob die Leitweg-ID wirklich zu Ihrer Dienststelle gehört, weiß nur Ihr Auftraggeber.

Wo Sie die Leitweg-ID finden

Laut Formatspezifikation übermittelt der Rechnungsempfänger die Leitweg-ID in der Regel mit dem konkreten Auftrag. Sehen Sie also zuerst im Auftragsschreiben, in der Bestellung oder im Vertrag nach. Steht sie dort nicht, fragen Sie die Stelle, die den Auftrag erteilt hat, schriftlich nach der Leitweg-ID für Ihre Rechnung.

Raten Sie nicht und übernehmen Sie keine Leitweg-ID von einem früheren Auftrag einer anderen Dienststelle. Eine falsche Leitweg-ID schickt die Rechnung an die falsche Stelle.

Beispiel: die Malermeister Becker GmbH rechnet mit einer Gemeinde ab

Die Malermeister Becker GmbH hat die Flure einer Grundschule gestrichen. Auftraggeber ist die Gemeinde. Im Auftragsschreiben steht unter „Rechnungsanschrift“ eine Leitweg-ID. Das Büro schreibt die Rechnung wie immer in Word und speichert sie als PDF. Dann geht es so weiter:

1. Die Leitweg-ID wird aus dem Auftragsschreiben kopiert, nicht abgetippt.
2. Beim Umwandeln in Vorlagetreu wird XRechnung gewählt und die Leitweg-ID in das Feld „Leitweg-ID des Auftraggebers“ eingefügt. Format und Prüfziffer werden vor dem Download geprüft.
3. Die XRechnung geht über den Weg, den die Gemeinde im Auftrag nennt.

Wie die übrigen Angaben in eine XRechnung kommen, erklärt der Ratgeber XRechnung erstellen.

Häufige Fehler

• Bestellnummer statt Leitweg-ID. Beide stehen oft im selben Schreiben. Die Bestellnummer gehört in ein eigenes Feld (BT-13).
• Falscher Strich. Word ersetzt einen Bindestrich beim Tippen manchmal durch einen längeren Gedankenstrich. Die Spezifikation erlaubt nur den einfachen Bindestrich.
• O statt 0, I statt 1. In der Feinadressierung sind Buchstaben erlaubt, deshalb fällt der Fehler erst bei der Prüfziffer auf.
• Leerzeichen am Ende. Beim Kopieren aus einer E-Mail kommt oft ein unsichtbares Leerzeichen mit.

Häufige Fragen

Brauche ich für Firmenkunden eine Leitweg-ID?

Nein. Die Leitweg-ID ist die Adresse öffentlicher Auftraggeber. Für Rechnungen an Unternehmen reicht eine E-Rechnung nach EN 16931, zum Beispiel ZUGFeRD.

Ist eine Rechnung ohne Leitweg-ID umsatzsteuerlich falsch?

Nein. Das BMF nennt die fehlende Angabe in BT-10 ausdrücklich einen Geschäftsregelfehler, der umsatzsteuerlich unbeachtlich ist (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 6b und 35a). Technisch ist die Datei aber keine gültige XRechnung, und die Behörde kann sie nicht zuordnen.

Was tue ich, wenn die Prüfziffer nicht stimmt?

Vergleichen Sie die Leitweg-ID Zeichen für Zeichen mit dem Auftrag. Stimmt sie dort genauso, fragen Sie bei Ihrem Auftraggeber nach. Ändern Sie die Prüfziffer nie selbst, damit sie „passt“.

Quellen

• KoSIT, Leitweg-ID Formatspezifikation Version 2.0.2, Fassung vom 28.07.2021, Kapitel 1.3 und 2 (abgerufen am 09.11.2026 bei xeinkauf.de)
• KoSIT, Prüfregeln XRechnung 3.0.2, Validator-Konfiguration vom 31.08.2026, Regel BR-DE-15
• BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung, Rn. 6b und 35a