E-Rechnung für Handwerker: Abschläge, Skonto und Ihre eigene Vorlage

Kurz gesagt: Rechnungen an Firmenkunden müssen Handwerksbetriebe ab 2027 oder 2028 als E-Rechnung ausstellen, je nach Vorjahresumsatz; für Leistungen aus 2026, deren Rechnung erst 2027 verschickt wird, schon ab 2027. Abschläge, Skonto und Reverse Charge gehören dann in den strukturierten Teil der Rechnung. Ihre Word-Vorlage dürfen Sie behalten: Aus dem PDF wird eine ZUGFeRD-Rechnung.

Wann die Pflicht Ihren Betrieb trifft

Die E-Rechnung ist Pflicht für Leistungen an andere Unternehmer im Inland für deren Unternehmen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Lag Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €, gilt sie für Leistungen ab dem 1. Januar 2027, sonst ab dem 1. Januar 2028 (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG). Unabhängig vom Umsatz gilt sie für jede Rechnung über eine Leistung aus 2026, die Sie erst nach dem 31. Dezember 2026 übermitteln (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG). Verschicken Sie Rechnungen für Arbeiten aus 2026 deshalb bis zum 31. Dezember 2026. Die Einzelheiten stehen im Ratgeber E-Rechnungspflicht 2027.

Für Privatkunden ändert sich nichts. Für Arbeiten am Grundstück müssen Sie ihnen weiter eine Rechnung ausstellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG), auf Papier oder mit Zustimmung elektronisch (Abschnitt 14.1 Abs. 9 Satz 3 UStAE). Die Rechnung muss dann den Hinweis enthalten, dass Ihr Kunde sie zwei Jahre aufzubewahren hat (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 und § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).

Abschlagsrechnungen

Eine Abschlagsrechnung ist eine Rechnung über ein Teilentgelt vor Fertigstellung. Für sie gelten die Pflichtangaben sinngemäß (§ 14 Abs. 5 Satz 1 UStG). In der E-Rechnung bekommt sie einen eigenen Rechnungstyp: 326 für eine Teilrechnung. Die XRechnung kennt außerdem eigene Codes für den Bau: 875 für Abschläge, 876 für Teilschlussrechnungen und 877 für Schlussrechnungen.

Haben Sie eine Abschlagsrechnung vor Beginn Ihrer Pflicht erteilt, muss sie keine E-Rechnung sein, auch wenn Leistung und Zahlung erst danach kommen (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 2).

Die Schlussrechnung

In der Schlussrechnung müssen Sie die vorher vereinnahmten Teilentgelte und die Steuer darauf absetzen, wenn Sie über sie Rechnungen ausgestellt haben (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). Für die E-Rechnung hat das BMF eine einfache Lösung zugelassen: Bis zum 30. Juni 2030 genügt es, die Abschläge als Summe im Feld „Paid amount“ (BT-113) abzuziehen und die Einzelheiten im Freitextfeld „Invoice note“ (BT-22) zu nennen (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 3).

Rechnen Sie nach Leistungsverzeichnis ab, wird es derzeit nicht beanstandet, wenn im strukturierten Teil nur die Gewerke mit ihren Summen stehen. Die detaillierte Aufschlüsselung muss dann in einer lesbaren, eingebetteten Anlage stehen, auf die der strukturierte Teil eindeutig hinweist (Rn. 14). Ein Link auf eine Datei im Internet genügt nicht (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 35).

Skonto

Ein im Voraus vereinbartes Skonto gehört in die Rechnung (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 7 UStG). Eine Angabe wie „2 % Skonto bei Zahlung bis“ reicht, den Betrag müssen Sie nicht ausrechnen (Abschnitt 14.5 Abs. 19 UStAE). Zieht Ihr Kunde später Skonto ab, müssen Sie die Rechnung nicht berichtigen (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 51a).

In der XRechnung hat Skonto eine feste Schreibweise im Feld „Payment terms“ (BT-20). Für 2 % bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen lautet die Zeile #SKONTO#TAGE=10#PROZENT=2.00#, gefolgt von einem Zeilenumbruch. Großbuchstaben, ein Punkt vor genau zwei Nachkommastellen, keine Leerzeichen: So verlangt es die Prüfregel BR-DE-18.

Reverse Charge am Bau

Bei Bauleistungen schuldet Ihr Auftraggeber die Umsatzsteuer, wenn er selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt (§ 13b Abs. 2 Nr. 4 Satz 1 und Abs. 5 Satz 2 UStG). Davon ist auszugehen, wenn er Ihnen eine gültige Bescheinigung USt 1 TG seines Finanzamts vorlegt (Abschnitt 13b.3 Abs. 3 UStAE).

Ihre Rechnung weist dann keine Umsatzsteuer aus und enthält die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a Abs. 5 UStG). Auch diese Rechnung ist eine E-Rechnung (Abschnitt 14.1 Abs. 4 Satz 8 UStAE). In der E-Rechnung stehen die Positionen in der Steuerkategorie AE mit 0 % und diesem Text als Befreiungsgrund. Die Ausnahme für Rechnungen bis 250 € gilt hier nicht (§ 33 Satz 3 UStDV).

Ihre Word-Vorlage darf bleiben

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist Ihr gewohntes PDF mit einer eingebetteten XML-Datei. Die Daten im XML sind der führende Teil der Rechnung (Abschnitt 14.4 Abs. 3 UStAE). Sie schreiben also weiter in Word oder Excel, speichern als PDF und lassen das XML erzeugen. Wie das geht, zeigt der Ratgeber E-Rechnung aus Word oder Excel.

Beispiel: Malermeister Becker GmbH auf einer Baustelle

Die Malermeister Becker GmbH hatte 2026 einen Gesamtumsatz über 800.000 €. Sie streicht für ein Bauunternehmen die Innenräume eines Bürogebäudes. Das Bauunternehmen hat eine Bescheinigung USt 1 TG vorgelegt. Vereinbart sind ein Abschlag und 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen. Alle Zahlen sind erfunden.

1. Dezember 2026: Abschlagsrechnung über 10.000 € als PDF, mit Zustimmung des Bauunternehmens und noch 2026 übermittelt. Das ist noch erlaubt, weil die Pflicht für Becker erst 2027 beginnt (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 2; Zustimmung nach § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG).
2. Februar 2027: Schlussrechnung als E-Rechnung über 24.000 € Gesamtleistung, Steuerkategorie AE, Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.
3. Der Abschlag steht mit 10.000 € in BT-113. In BT-22 steht „Abschlagsrechnung Nr. 1 vom 15.12.2026, 10.000,00 €“. Zu zahlen sind 14.000 €.
4. Das Skonto steht in den Zahlungsbedingungen.

Das Büro schreibt die Rechnung wie bisher in Word. Vorlagetreu liest aus dem PDF die Positionen und den Hinweis auf § 13b und zeigt alles zur Prüfung an. Den Abschlag trägt das Büro im Feld für bereits gezahlte Beträge ein.

Häufige Fehler

• Abschläge nicht abgezogen. Weist die Schlussrechnung Steuer aus, die schon in den Abschlagsrechnungen stand, schulden Sie diesen Teil zusätzlich (§ 14c Abs. 1 UStG, Abschnitt 14.8 Abs. 10 Satz 3 UStAE).
• Umsatzsteuer trotz Reverse Charge. Bei § 13b gehört keine Steuer auf die Rechnung, nur der Hinweis.
• Skonto als Fließtext in der XRechnung. „2 % bei Zahlung in 10 Tagen“ besteht die Prüfregel nicht. Nur die feste Schreibweise zählt.
• Aufmaß geändert, Rechnung nicht. Ändert sich der Leistungsumfang, ist grundsätzlich eine Rechnungsberichtigung nötig (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 51b). Mehr dazu im Ratgeber Gutschrift, Storno und Korrektur.

Häufige Fragen

Muss ich Privatkunden eine E-Rechnung schicken?

Nein. Die Pflicht gilt nur für Leistungen an andere Unternehmer. Privatkunden bekommen ihre Rechnung auf Papier oder, wenn sie zustimmen, elektronisch.

Brauche ich ein neues Rechnungsprogramm?

Nicht wegen der E-Rechnung. Das Gesetz schreibt ein strukturiertes Format vor, kein bestimmtes Programm. Ein PDF aus Word wird mit eingebettetem XML zur ZUGFeRD-Rechnung.

Gilt die 250-€-Grenze auch am Bau?

Nicht für Leistungen, bei denen Ihr Auftraggeber nach § 13b UStG die Steuer schuldet. Für diese Rechnungen gelten die Erleichterungen für Kleinbeträge nicht (§ 33 Satz 3 UStDV).

Quellen

• Umsatzsteuergesetz, §§ 13b, 14, 14a, 14b, 14c und 27, Stand: zuletzt geändert durch Art. 5 G v. 29.06.2026
• Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, § 33, Stand: zuletzt geändert durch Art. 7 V v. 19.12.2025
• Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitte 13b.3, 14.1, 14.4, 14.5 und 14.8, konsolidierte Fassung vom 02.06.2026
• BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 35, 51a und 51b
• BMF-Schreiben vom 15.10.2026, ergänzende Regelungen zur E-Rechnung, Rn. 2, 3 und 14
• KoSIT, Prüfregeln XRechnung 3.0.2, Validator-Konfiguration vom 31.08.2026, Regeln BR-DE-17 und BR-DE-18