Stand: Oktober 2026. Rechtsstand UStG: zuletzt geändert durch Art. 5 G v. 29.6.2026.

E-Rechnungspflicht 2027: wer muss wann?

Kurz: Empfangen müssen alle Unternehmen schon seit 2025. Ausstellen müssen ab dem 1. Januar 2027 alle, deren Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € lag, und ab dem 1. Januar 2028 alle übrigen.

Die Regel

Für Leistungen an andere Unternehmer im Inland ist die Rechnung als elektronische Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen den Beteiligten vereinbart sein (§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG).

Ein PDF, das per E-Mail verschickt wird, ist danach keine elektronische Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“ (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG).

Die Übergangsfristen

• Umsätze 2025 und 2026: Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF bleiben erlaubt (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG).
• Umsätze 2027: Papier oder PDF nur noch, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr nicht mehr als 800.000 € betrug (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG). Für alle anderen gilt ab 1. Januar 2027 die E-Rechnung.
• EDI-Verfahren: bis Ende 2027 weiter zulässig, mit Zustimmung des Empfängers (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG).
• Ab 1. Januar 2028: E-Rechnung für alle inländischen B2B-Umsätze.

Wer ausgenommen ist

• Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen immer eine sonstige Rechnung übermitteln (§ 34a Satz 4 UStDV).
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV).
• Rechnungen an Privatpersonen (B2C) fallen nicht unter § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG.

Welche Formate zählen?

XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllen die Norm, ausgenommen die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL (BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung). Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD bilden die Daten im strukturierten Teil, also im eingebetteten XML, den führenden Teil der Rechnung.

Genau das nutzt Vorlagetreu: Ihr PDF bleibt das sichtbare Dokument, das XML nach EN 16931 kommt dazu. Für Behörden gibt es zusätzlich die XRechnung.

Dieser Text ist eine allgemeine Information und keine Steuerberatung.