E-Rechnung für Kleinunternehmer: was Sie müssen und was Sie dürfen

Kurz gesagt: Als Kleinunternehmer müssen Sie keine E-Rechnung ausstellen, auch nicht ab 2027 oder 2028. Sie müssen aber seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Freiwillig dürfen Sie jederzeit E-Rechnungen verschicken, mit dem Hinweis auf § 19 UStG im strukturierten Teil.

Wer Kleinunternehmer ist

Kleinunternehmer ist, wessen Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 € nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 Satz 1 UStG). Ihre Umsätze sind dann steuerfrei. Auf Ihren Rechnungen steht keine Umsatzsteuer, sondern ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Drei Fälle sollten Sie kennen. Erstens: Im Jahr, in dem Sie Ihre Tätigkeit aufnehmen, gilt die Grenze von 25.000 €, nicht die von 100.000 € (Abschnitt 19.1 Abs. 3 Satz 2 UStAE). Zweitens: Schon der Umsatz, mit dem Sie die Grenze von 100.000 € überschreiten, ist nicht mehr steuerfrei (Abschnitt 19.1 Abs. 2 Satz 4 UStAE). Drittens: Haben Sie auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, gilt sie für Sie nicht, auch bei niedrigem Umsatz. Der Verzicht bindet Sie mindestens fünf Kalenderjahre (§ 19 Abs. 3 Satz 3 UStG).

Fallen Sie aus der Regelung heraus, gelten für Sie dieselben Fristen wie für alle anderen Unternehmen. Welche das sind, steht im Ratgeber E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.

Was Sie müssen: E-Rechnungen empfangen

Inländische Unternehmer müssen die technischen Voraussetzungen zum Empfang einer E-Rechnung schaffen. Das gilt ausdrücklich auch für Kleinunternehmer (Abschnitt 14.1 Abs. 5 Satz 1 und 2 UStAE). Ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig, Ihre normale E-Mail-Adresse genügt (Satz 3).

Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Ohne passendes Programm sehen Sie nur Text mit spitzen Klammern. Wie Sie sie lesbar machen, erklärt der Ratgeber XRechnung öffnen. Bewahren Sie empfangene Rechnungen acht Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 Satz 1 und 3 UStG). Solange die Rechnung für Steuern von Bedeutung ist, deren Festsetzungsfrist noch läuft, endet die Frist nicht (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Bei einer E-Rechnung bewahren Sie mindestens den strukturierten Teil in seiner ursprünglichen Form auf (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 60).

Was Sie dürfen: Papier, PDF oder E-Rechnung

Eine Rechnung über steuerfreie Kleinunternehmer-Umsätze kann abweichend von der allgemeinen Pflicht immer als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 34a Satz 4 UStDV). Das heißt:

• Papier ist immer erlaubt.
• PDF per E-Mail geht mit Zustimmung Ihres Kunden. Die Zustimmung braucht keine besondere Form, es muss nur Einvernehmen über das Format bestehen (Abschnitt 14.7a Abs. 3 Satz 1 bis 3 UStAE).
• E-Rechnung an ein anderes Unternehmen im Inland ist ohne dessen Zustimmung möglich (Abschnitt 14.7a Abs. 3 Satz 4 und 14.1 Abs. 6 Satz 4 UStAE). Privatkunden müssen einer E-Rechnung zustimmen (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG).

Prüfen Sie Ihren eigenen Fall in vier Fragen:

Was in Ihre Rechnung gehört

Für Kleinunternehmer gelten vereinfachte Pflichtangaben (§ 34a Satz 1 UStDV):

• vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden,
• Ihre Steuernummer, Ihre USt-IdNr. oder Ihre Kleinunternehmer-Identifikationsnummer,
• das Ausstellungsdatum,
• Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung,
• das Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt,
• wenn Ihr Kunde die Rechnung vereinbarungsgemäß für Sie ausstellt: die Angabe „Gutschrift“.

Für den Hinweis genügt eine umgangssprachliche Formulierung wie „steuerfreier Kleinunternehmer“, wenn sie die Befreiung eindeutig bezeichnet (Abschnitt 14.7a Abs. 1 Satz 4 UStAE).

So kommt § 19 in die E-Rechnung

In einer E-Rechnung nach EN 16931 steht die Steuerbefreiung nicht nur als Satz im Text, sondern in eigenen Feldern. Ihre Positionen bekommen die Steuerkategorie E (steuerbefreit) mit 0 %. Dazu kommt ein Befreiungsgrund im Feld BT-120, zum Beispiel „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Ohne USt-IdNr. steht Ihre Steuernummer im Feld BT-32.

Wenn Sie Ihre Rechnung in Word oder Excel schreiben, müssen Sie diese Felder nicht von Hand füllen. Steht in Ihrem PDF der Hinweis auf § 19 UStG, erkennt Vorlagetreu das, setzt die Kategorie E mit diesem Befreiungsgrund und hängt das XML an Ihr PDF an.

Beispiel: eine Lektorin mit einem Verlag als Kunden

Lena Hartmann (erfundenes Beispiel) arbeitet als freie Lektorin und ist Kleinunternehmerin. Ein Verlag bittet sie, ab Januar nur noch E-Rechnungen zu schicken, damit die Buchhaltung sie automatisch verarbeiten kann.

1. Sie schreibt die Rechnung weiter in ihrer Word-Vorlage, mit dem Hinweis auf § 19.
2. Aus dem PDF macht sie eine ZUGFeRD-Rechnung: Kategorie E, 0 %, Befreiungsgrund § 19 UStG, ihre Steuernummer als Kennung.
3. Ihr Softwareanbieter schickt ihr die Monatsrechnung als XRechnung. Sie öffnet die Datei im Browser, prüft die Angaben und legt Datei und Ausdruck ab.

Pflicht war die E-Rechnung für sie nicht. Sie hat sie geschickt, weil ihr Kunde es so wollte.

Häufige Fehler

• Umsatzsteuer ausgewiesen. Wer Steuer ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, schuldet den ausgewiesenen Betrag (§ 14c Abs. 2 Satz 1 UStG). Das gilt in der E-Rechnung genauso wie auf Papier.
• Kategorie S mit 0 % statt E. Dann fehlt der Befreiungsgrund, und die Rechnung besteht die Prüfregeln nicht.
• Nur den Ausdruck aufbewahrt. Bei einer empfangenen E-Rechnung zählt der strukturierte Teil. Löschen Sie die XML-Datei nicht.
• E-Rechnungen im Spam-Ordner. Prüfen Sie, ob Mails mit XML-Anhängen bei Ihnen ankommen.

Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer ab 2028 E-Rechnungen schreiben?

Nein. Die Erleichterung in § 34a Satz 4 UStDV ist nicht befristet. Sie gilt, solange Ihre Umsätze nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind.

Darf mein Kunde eine E-Rechnung von mir verlangen?

Umsatzsteuerlich nicht. Ihr Kunde kann es sich aber wünschen. Ist er ein Unternehmen im Inland, dürfen Sie es ohne seine ausdrückliche Zustimmung tun. Was Sie vertraglich vereinbart haben, ist eine eigene Frage.

Brauche ich ein Programm, um E-Rechnungen zu empfangen?

Zum Empfangen genügt Ihre E-Mail-Adresse. Zum Lesen brauchen Sie ein Programm oder einen Viewer, der das XML als Rechnung anzeigt. Das geht auch kostenlos im Browser.

Termine im Kalender

Auch wenn die Pflicht Sie nicht trifft: Ihre Kunden stellen 2027 und 2028 um, und Sie bekommen mehr E-Rechnungen. Die beiden Stichtage für Ihren Kalender:

Quellen

• Umsatzsteuergesetz, §§ 14, 14b, 14c und 19, Stand: zuletzt geändert durch Art. 5 G v. 29.06.2026
• Abgabenordnung, § 147 Abs. 3, Stand: zuletzt geändert durch Art. 6 G v. 22.10.2026
• Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, § 34a, Stand: zuletzt geändert durch Art. 7 V v. 19.12.2025
• Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitte 14.1, 14.7a und 19.1, konsolidierte Fassung vom 02.06.2026
• BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung, Rn. 60