XRechnung öffnen: so lesen Sie eine E-Rechnung ohne Software

Kurz gesagt: Eine XRechnung ist eine XML-Datei für Maschinen, deshalb zeigt Ihr Rechner sie als Text voller spitzer Klammern. Lesbar wird sie mit einer Visualisierungsanwendung, die die Daten als normale Rechnung darstellt. Genau das sieht auch die Finanzverwaltung so vor (Abschnitt 14.1 Abs. 13 Satz 4 und 5 UStAE). Kostenlos geht das im Browser, ohne Installation.

Warum Sie nur Code sehen

Eine XRechnung hat keinen Bildteil. Sie besteht nur aus Daten, und jede Angabe steht zwischen zwei Markierungen. Öffnen Sie die Datei mit einem Texteditor oder im Browser, sehen Sie zum Beispiel diese Zeile:

<ram:DuePayableAmount>1161.00</ram:DuePayableAmount>

Das heißt: zu zahlen sind 1.161,00 €. So geht es Zeile für Zeile weiter. XRechnungen gibt es in zwei Schreibweisen, UBL und CII. Beide enthalten dieselben Angaben, nur mit anderen Markierungen. Eine gute Anzeige liest beide.

Bei einer ZUGFeRD-Rechnung ist es anders. Sie öffnet sich als normales PDF, und das XML steckt als eingebettete Datei darin. Viele PDF-Programme zeigen es in einer Seitenleiste unter „Anlagen“ oder „Dateianhänge“. Das XML ist hier der führende Teil: Weicht es vom PDF ab, gelten die Daten des XML (Abschnitt 14.4 Abs. 3 UStAE).

So machen Sie eine XRechnung lesbar

• Anzeige im Browser. Sie ziehen die Datei in eine Webseite und sehen eine Rechnung mit Absender, Positionen und Summen. Achten Sie darauf, ob die Datei dabei auf einen fremden Server geladen wird. Eine Rechnung enthält Namen, Preise und Bankverbindungen.
• Ihre Buchhaltungssoftware. Programme, die E-Rechnungen unterstützen, lesen die XML-Datei ein und übernehmen die Beträge in die Buchung. Das spart das Abtippen.
• Ihr Steuerbüro. Wer Belege ohnehin an die Kanzlei weitergibt, kann die XML-Datei so weiterleiten, wie sie kam.

Der kostenlose E-Rechnungs-Viewer von Vorlagetreu liest XRechnung in UBL und CII, ZUGFeRD 2.x und Factur-X. Die Datei bleibt dabei in Ihrem Browser. Sie können die Rechnung drucken oder als PDF speichern.

Wenn die Datei sich gar nicht öffnen lässt

Manchmal zeigt auch ein Viewer nichts an. Dann ist die Datei möglicherweise keine XRechnung, sondern zum Beispiel ein Lieferschein im XML-Format oder eine beschädigte Datei. Eine Datei, die wegen Formatfehlern nicht dem strukturierten Format entspricht, ist umsatzsteuerlich keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 6a). Bitten Sie den Absender in diesem Fall um eine neue Datei.

Was Sie vor dem Bezahlen prüfen

Eine schöne Ansicht sagt nichts darüber, ob die Rechnung stimmt. Gehen Sie diese Punkte durch:

1. Absender und Leistung. Kennen Sie den Absender, und haben Sie die Leistung bekommen, zu diesem Preis?
2. Pflichtangaben. Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr. des Absenders, Datum, Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt und Steuer je Steuersatz (§ 14 Abs. 4 Satz 1 UStG). Fehlt eine davon, kann das Ihren Vorsteuerabzug gefährden (Abschnitt 15.2a UStAE).
3. Rechnung. Ergeben die Positionen die Nettosumme, passt die Steuer zum Steuersatz, stimmt der Gesamtbetrag?
4. Bankverbindung. Ist die IBAN dieselbe wie bei früheren Rechnungen? Eine neue IBAN bestätigen Sie telefonisch unter der Nummer, die Sie schon kennen, nicht unter einer Nummer aus der Rechnung.
5. Doppelte Rechnung. Haben Sie diese Rechnungsnummer schon einmal bezahlt?

Mehr zur technischen und inhaltlichen Prüfung steht unter E-Rechnung prüfen.

Beispiel: die erste XRechnung im Postfach

Bei der Eifel Immobilien KG kommt eine Mail der Malermeister Becker GmbH an. Im Anhang: RE-2026-0412_XRechnung.xml. Ein Doppelklick öffnet den Browser mit einer Wand aus Text. Die Buchhalterin zieht die Datei in einen Viewer und sieht eine gewohnte Rechnung: drei Positionen, 978,65 € netto, 180,25 € Steuer zu 19 % und 2,10 € zu 7 %, 1.161,00 € zu zahlen.

Die IBAN im Zahlungsblock ist dieselbe wie im Frühjahr. Sie gibt die Rechnung frei und legt die XML-Datei im Belegordner ab, nicht nur den Ausdruck.

Aufbewahren: die Datei, nicht der Ausdruck

Rechnungen bewahren Sie acht Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 Satz 1 und 3 UStG). Solange sie für Steuern von Bedeutung ist, deren Festsetzungsfrist noch läuft, endet die Frist nicht (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 60). Ein Ausdruck oder ein PDF aus dem Viewer ersetzt die XML-Datei also nicht. Legen Sie beide ab, wenn Ihnen das die Arbeit erleichtert.

Häufige Fragen

Muss ich XRechnungen überhaupt annehmen?

Ja. Unternehmer im Inland müssen den Empfang von E-Rechnungen ermöglichen, auch Kleinunternehmer. Ein eigenes E-Mail-Postfach nur für E-Rechnungen brauchen Sie nicht (Abschnitt 14.1 Abs. 5 Satz 1 bis 3 UStAE).

Darf ich vom Absender ein PDF verlangen?

Fragen dürfen Sie, einen Anspruch haben Sie nicht. Wer eine E-Rechnung nicht empfangen kann oder ablehnt, hat kein Anrecht auf eine andere Rechnungsform (Abschnitt 14.1 Abs. 5 Satz 4 UStAE). Mit einem Viewer ist das in der Regel auch nicht nötig.

Ist die Ansicht im Viewer die Rechnung?

Nein. Die Rechnung ist die XML-Datei. Die Ansicht stellt ihre Daten nur lesbar dar.

Quellen

• Umsatzsteuergesetz (UStG), § 14 Abs. 4 und § 14b Abs. 1, Stand: zuletzt geändert durch Art. 5 G v. 29.06.2026
• Abgabenordnung, § 147 Abs. 3, Stand: zuletzt geändert durch Art. 6 G v. 22.10.2026
• Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE), Abschnitte 14.1, 14.4 und 15.2a, konsolidierte Fassung vom 02.06.2026
• BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern
• KoSIT, xeinkauf.de: XRechnung, Versionen und Bundles, abgerufen am 09.11.2026