E-Rechnung prüfen: Format, Geschäftsregeln und Pflichtangaben

Kurz gesagt: Eine E-Rechnung prüfen Sie in zwei Schritten. Ein Validator prüft die Technik: ob das XML dem Schema entspricht und die Geschäftsregeln der EN 16931 und, bei XRechnung, die deutschen Zusatzregeln einhält. Den Inhalt prüfen Sie selbst: Pflichtangaben, Beträge, Leistung und Bankverbindung. Eine Validierung ersetzt diese Prüfung nicht, sie unterstützt sie nur (Abschnitt 14.5 Abs. 1 Satz 11 UStAE).

Drei Arten von Fehlern

Die Finanzverwaltung unterscheidet Formatfehler, Geschäftsregelfehler und Inhaltsfehler. Die Folgen sind sehr verschieden:

Was ein Validator prüft

Der Validator der KoSIT, der Stelle, die XRechnung betreut, prüft eine XML-Datei in zwei Stufen: gegen das XML-Schema, also den Aufbau der Datei, und gegen Schematron-Regeln, also die Geschäftsregeln. Mit der Konfiguration für XRechnung gehören dazu:

• die Regeln der EN 16931 mit Kennungen wie BR-CO-15 (Gesamtbetrag gleich Netto plus Steuer), einschließlich der erlaubten Codes für Einheiten, Länder und Steuerkategorien,
• die deutschen Zusatzregeln mit der Kennung BR-DE, etwa die Pflicht zur Käuferreferenz (BR-DE-15) oder zur Telefonnummer des Ansprechpartners (BR-DE-6).

Das Ergebnis ist ein Prüfbericht mit jedem gefundenen Fehler. Auf dieses technische Ergebnis dürfen Sie sich mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns verlassen, und es bietet sich an, den Bericht aufzubewahren (Abschnitt 14.5 Abs. 1 Satz 12 und 13 UStAE). Der KoSIT-Validator ist frei auf GitHub verfügbar, richtet sich in der Bedienung aber eher an technisch versierte Anwender.

Was Sie selbst prüfen

1. Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 bis 8 UStG. Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr. des Absenders, Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt nach Steuersätzen, Steuersatz und Steuerbetrag.
2. Leistung. Haben Sie das erhalten, was in den Positionen steht, in dieser Menge und zu diesem Preis?
3. Rechnung. Ergeben die Positionen die Nettosumme? Ist der Steuersatz für diese Leistung richtig? Stimmt der Gesamtbetrag?
4. Bankverbindung. Weicht die IBAN von früheren Rechnungen desselben Absenders ab, rufen Sie dort unter der Nummer an, die Sie schon kennen. Eine geänderte IBAN in einer echt wirkenden Rechnung ist ein bekanntes Betrugsmuster, und kein Validator erkennt es.
5. ZUGFeRD: PDF und XML. Zeigt das PDF denselben Betrag wie das XML? Wenn nicht, ist das XML führend (Abschnitt 14.4 Abs. 3 UStAE), und den Vorsteuerabzug gibt es nur aus dem XML (Abschnitt 14c.1 Abs. 4a Satz 4 UStAE). Bitten Sie den Absender bei einer inhaltlichen Abweichung um Korrektur: Ein abweichendes PDF kann als weitere Rechnung gelten (Abschnitt 14c.1 Abs. 4a UStAE).

Beispiel: eine Rechnung, die jeder Validator durchlässt

Die Eifel Immobilien KG bekommt Rechnung RE-2026-0412 der Malermeister Becker GmbH über 1.161,00 €. Die Datei ist formal fehlerfrei. Positionen und Summen stimmen mit dem Angebot überein. Beim Lesen fällt der Buchhalterin aber auf: Die IBAN endet anders als auf der Rechnung vom Frühjahr.

Sie ruft Jana Becker unter der Nummer an, die seit Jahren im Kundenstamm steht. Die Bank wurde tatsächlich gewechselt, die Rechnung geht in die Zahlung. Hätte Becker die Mail nicht selbst geschickt, wäre der Anruf die einzige Stelle gewesen, an der das auffällt.

Schnellprüfung im Viewer und vollständige Validierung

Im E-Rechnungs-Viewer von Vorlagetreu läuft beim Öffnen eine Schnellprüfung in Ihrem Browser: Ergeben die Positionen die Summen, passt die Steuer je Steuersatz, sind die Pflichtfelder gefüllt, hat die IBAN eine gültige Prüfziffer? Das sind eigene Regeln, nicht der KoSIT-Validator. Sie zeigen typische Fehler schnell, ersetzen aber keine vollständige Validierung. Für den förmlichen Nachweis ist der KoSIT-Validator mit seinem Prüfbericht das Werkzeug.

Häufige Fragen

Ist eine E-Rechnung mit Validierungsfehler ungültig?

Das hängt vom Fehler ab. Ein Formatfehler macht aus ihr eine sonstige Rechnung. Ein Fehler bei einer Pflichtangabe macht sie nicht ordnungsmäßig. Ein Regelverstoß ohne umsatzsteuerlichen Bezug, etwa eine fehlende Käuferreferenz, ändert umsatzsteuerlich nichts.

Muss ich jede E-Rechnung validieren?

Eine Pflicht dazu nennt die Finanzverwaltung nicht. Sie beschreibt die Validierung als Möglichkeit, die Anforderungen zu prüfen (Abschnitt 14.1 Abs. 11 Satz 11 UStAE). Die inhaltliche Prüfung vor dem Vorsteuerabzug bleibt in jedem Fall Ihre Aufgabe.

Was tue ich, wenn die Rechnung fehlerhaft ist?

Bitten Sie den Absender um eine berichtigte E-Rechnung. Erfüllt ein Datensatz die Anforderungen an eine ordnungsmäßige Rechnung nicht, haben Sie zivilrechtlich Anspruch auf eine korrekte (Abschnitt 14.1 Abs. 10 Satz 2 UStAE). Lesbar machen können Sie die Datei vorher mit den Tipps unter XRechnung öffnen.

Quellen

• Umsatzsteuergesetz (UStG), § 14 Abs. 4, Stand: zuletzt geändert durch Art. 5 G v. 29.06.2026
• Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE), Abschnitte 14.1, 14.4, 14.5 und 14c.1, konsolidierte Fassung vom 02.06.2026
• BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern
• KoSIT, Validator und Prüfkonfiguration für XRechnung (GitHub), abgerufen am 09.11.2026
• KoSIT, xeinkauf.de: XRechnung, Versionen und Bundles, abgerufen am 09.11.2026