E-Rechnung aus Word oder Excel: so behalten Sie Ihre Rechnungsvorlage

Kurz gesagt: Sie können Ihre Rechnungen weiter in Word oder Excel schreiben. Die E-Rechnung entsteht nicht in Word oder Excel, sondern aus dem PDF, das Sie daraus speichern: Ein Werkzeug erzeugt dazu das XML nach EN 16931 und bettet es als ZUGFeRD-Rechnung in Ihr PDF ein. Wichtig ist ein PDF mit echtem, eingebettetem Text, also über „Speichern unter“ erzeugt und nicht ausgedruckt und eingescannt.

Warum das Word-PDF allein nicht mehr reicht

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Ein PDF aus Word ist das nicht. Umsatzsteuerlich ist es eine „sonstige Rechnung“ (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG), genau wie Papier.

Für Umsätze in 2025 und 2026 dürfen Sie an Firmenkunden im Inland noch Papier oder, mit deren Zustimmung, ein PDF schicken, wenn die Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt wird (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG). Übermitteln Sie die Rechnung über eine Leistung aus 2026 erst 2027, muss sie eine E-Rechnung sein. Für Umsätze aus 2027 gilt die Erleichterung nur noch, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr 800.000 € nicht überstieg und die Rechnung bis zum 31. Dezember 2027 übermittelt wird (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG). Danach braucht jede Rechnung an einen inländischen Unternehmer für dessen Unternehmen das strukturierte Format, bis auf Ausnahmen wie Kleinunternehmer oder Rechnungen bis 250 € (§ 34a Satz 4 und § 33 Satz 4 UStDV).

Ihre Vorlage dürfen Sie trotzdem behalten. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: Ihr PDF bleibt das Dokument, das Ihr Kunde sieht, und das XML mit den Daten kommt hinzu (Abschnitt 14.1 Abs. 14 UStAE).

Word: so speichern Sie das PDF richtig

1. Öffnen Sie die fertige Rechnung und wählen Sie Datei > Kopie speichern oder Datei > Speichern unter.
2. Wählen Sie als Dateityp PDF.
3. Klicken Sie auf Optionen und setzen Sie das Häkchen bei „ISO 19005-1-konform (PDF/A)“. Ein PDF/A enthält die Schriften selbst. Das ist die Voraussetzung, damit die fertige E-Rechnung später ein gültiges PDF/A-3 sein kann.
4. Lassen Sie „Verschlüsseln des Dokuments mit einem Kennwort“ aus. Ein passwortgeschütztes PDF lässt sich nicht um das XML ergänzen.
5. Speichern Sie. Den Dateinamen sollten Sie an die Rechnungsnummer anlehnen.

Achten Sie auf die Schrift. Kann Word eine Schrift nicht einbetten, setzt es den Text laut Microsoft als Bild ins PDF. Ein Programm kann diesen Text dann nicht mehr auslesen. Wenn Ihre Vorlage eine ausgefallene Schrift nutzt, prüfen Sie das PDF: Lässt sich der Text darin markieren und kopieren, ist er als Text gespeichert. Die Menüs heißen in älteren Word-Versionen und auf dem Mac teils anders.

Excel: worauf es bei Tabellen-Rechnungen ankommt

In Excel speichern Sie das PDF ebenso über Datei > Speichern unter und den Dateityp PDF. Unter Optionen legen Sie fest, welche Seiten oder welches Blatt ins PDF kommen. Zwei Punkte sind bei Excel wichtiger als bei Word:

• Nur die Rechnung exportieren. Legen Sie vorher einen Druckbereich fest, damit keine Hilfsspalten, Kundenlisten oder weiteren Blätter im PDF landen.
• Steuer je Steuersatz rechnen, nicht je Zeile. Excel zeigt gerundete Beträge an, rechnet aber mit allen Nachkommastellen weiter. Eine E-Rechnung nach EN 16931 rechnet die Steuer auf die Summe je Steuersatz und rundet einmal auf Cent.

Ein Beispiel: Drei Positionen zu je 12,50 € netto mit 19 %. Rundet Ihre Tabelle die Steuer je Zeile, ergibt das dreimal 2,38 €, also 7,14 €. Auf die Summe von 37,50 € gerechnet sind es 7,125 €, gerundet 7,13 €. Das PDF zeigt dann einen Cent mehr als das XML, und bei Abweichungen geht das XML vor (Abschnitt 14.4 Abs. 3 UStAE). Mit einer Formel wie =RUNDEN(Nettosumme*19%;2) für jeden Steuersatz vermeiden Sie das.

Beispiel: von der Word-Vorlage zur E-Rechnung

Jana Becker von der Malermeister Becker GmbH schreibt Rechnung RE-2026-0412 an die Eifel Immobilien KG in ihrer gewohnten Word-Vorlage: Malerarbeiten, Wandfarbe und ein Fachbuch, netto 978,65 €, 1.161,00 € brutto. Sie speichert die Rechnung mit der PDF/A-Option als PDF.

Danach zieht sie das PDF in ein Umwandlungswerkzeug. Das liest Rechnungsnummer, Anschriften, USt-IdNr., Positionen und IBAN aus dem Text. Den Leistungszeitraum, der in der Vorlage nur im Satz „Ausgeführt in der ersten Novemberwoche“ stand, trägt sie als 02.11. bis 06.11.2026 ins Feld ein und lädt die ZUGFeRD-Datei herunter. Die Eifel Immobilien KG bekommt dasselbe Blatt wie immer, nur mit dem XML darin.

Mit Vorlagetreu läuft dieser Schritt im Browser, und das PDF verlässt Ihren Rechner nicht. Sie können den Ablauf mit einer Beispielrechnung ausprobieren.

Häufige Fehler

• Ausdrucken und einscannen. Ein Scan ist ein Bild. Die Angaben müssen dann von Hand abgetippt werden, und PDF/A-3 setzt eingebettete Schriften voraus.
• Pflichtangaben nur im Fließtext. Das XML hat für den Zeitpunkt der Leistung ein eigenes Feld (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG). Steht er nur in einem Satz der Vorlage, landet er nicht von selbst dort. Der Kalendermonat genügt (§ 31 Abs. 4 UStDV), er muss aber im Feld stehen.
• Rechnungsnummer doppelt. Wer Vorlagen kopiert, übernimmt leicht die alte Nummer. Die Nummer muss einmalig vergeben sein (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG).
• Mehrere Rechnungen in einem PDF. Jede E-Rechnung braucht ihre eigene Datei mit ihrem eigenen XML.

Häufige Fragen

Darf ich meine Word- oder Excel-Vorlage behalten?

Ja. Welches zulässige Format Sie verwenden, entscheiden Sie mit Ihrem Kunden (Abschnitt 14.1 Abs. 12 Satz 5 UStAE). ZUGFeRD ab Version 2.0.1 im Profil EN 16931 ist zulässig, und Ihr PDF bleibt dabei sichtbar.

Geht das auch mit LibreOffice oder Pages?

Ja, wenn das Programm ein PDF mit echtem Text speichert. Der Weg ist derselbe: als PDF exportieren, nicht drucken und scannen, dann das XML ergänzen.

Was mache ich mit einer XRechnung, die ich selbst bekomme?

Die öffnen Sie mit einem Anzeigeprogramm. Wie das geht, steht unter XRechnung öffnen.

Quellen

• Umsatzsteuergesetz (UStG), § 14 und § 27 Abs. 38, Stand: zuletzt geändert durch Art. 5 G v. 29.06.2026
• Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE), Abschnitt 14.1, konsolidierte Fassung vom 02.06.2026, geändert durch BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung
• Microsoft Support, „Speichern oder Konvertieren in PDF oder XPS in Office Desktop-Apps“, abgerufen am 09.11.2026
• FeRD, Infopaket für das E-Rechnungsformat ZUGFeRD 2.5.2 vom 04.08.2026, abgerufen am 09.11.2026