XRechnung erstellen: Schritt für Schritt, mit Leitweg-ID

Kurz gesagt: Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei nach dem deutschen Standard XRechnung, derzeit Version 3.0. Sie braucht neben den üblichen Rechnungsangaben die Leitweg-ID Ihres öffentlichen Auftraggebers im Feld Käuferreferenz (BT-10), einen Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail, die elektronischen Adressen beider Seiten und eine Zahlungsangabe. Bundesbehörden nehmen XRechnungen über die Plattform OZG-RE an, nach einer kostenlosen Registrierung.

Was eine XRechnung ist

XRechnung ist der Standard, der in Deutschland auf Grundlage der europäischen Norm EN 16931 entwickelt wurde. Er ist ein rein strukturiertes Format, also ohne PDF-Ansicht, und erfüllt die Norm (Abschnitt 14.1 Abs. 13 Satz 6 und 7 UStAE). Die Datei gibt es in zwei Syntaxen, UBL und UN/CEFACT CII. Beide sind gleichwertig.

Version 3.0 gilt seit dem 1. Februar 2024 und bleibt nach Angaben der KoSIT mindestens bis zum 31. Juli 2027 in Kraft. Das aktuelle Paket ist 3.0.2, zuletzt mit einer Fehlerkorrektur vom 31. August 2026. Eine Vorversion von XRechnung 4.0 ist im September 2026 erschienen, die endgültige Fassung ist für das Frühjahr 2027 angekündigt.

Für Rechnungen an Behörden gelten neben dem Umsatzsteuerrecht eigene Vorschriften von Bund und Ländern, etwa die E-Rechnungsverordnung des Bundes, auf die der Umsatzsteuer-Anwendungserlass verweist (Abschnitt 14.1 Abs. 8 Satz 2 UStAE). Welches Format eine Behörde annimmt, richtet sich nach diesen Vorschriften und nach ihrem Rechnungseingang.

Die Pflichtangaben einer XRechnung

Zuerst gelten alle Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG, wie bei jeder Rechnung. XRechnung verlangt zusätzlich Angaben, die die europäische Norm offen lässt. Die Prüfregeln dafür tragen die Kennung BR-DE:

Die Leitweg-ID

Die Leitweg-ID adressiert die Rechnung an die richtige Stelle in der Verwaltung. Sie hat bis zu drei Teile, getrennt durch Bindestriche: eine Grobadressierung aus Ziffern, eine optionale Feinadressierung aus bis zu 30 Buchstaben und Ziffern, und eine zweistellige Prüfziffer. Die Prüfziffer wird nach ISO/IEC 7064 Modulo 97-10 gebildet, wie bei der IBAN. Das Beispiel aus der Spezifikation lautet 04011000-1234512345-06.

Der Bund und einige Länder schreiben die Leitweg-ID vor. Andere Länder nutzen im Feld BT-10 eigene Kennungen. Fragen Sie im Zweifel Ihren Auftraggeber, was dort stehen soll. Mehr dazu unter Leitweg-ID.

Schritt für Schritt

1. Leitweg-ID erfragen. Sie steht in der Regel im Auftrag. Fehlt sie, fragen Sie vor der Rechnung nach, nicht danach.
2. Eingangsweg klären. Für Bundesbehörden ist das die OZG-RE. Die Registrierung dort ist kostenlos und für jeden Übertragungsweg nötig. Länder und Kommunen nennen Ihnen ihren eigenen Weg.
3. Rechnung erstellen. Entweder direkt im Webformular des Portals, oder aus Ihrer gewohnten PDF-Rechnung mit einem Werkzeug, das XRechnung schreibt.
4. Prüfen. Ein Validator zeigt, ob die Datei die Regeln von EN 16931 und XRechnung einhält. Wie das geht, steht unter E-Rechnung prüfen.
5. Übermitteln. Die OZG-RE bietet Weberfassung, Upload, Peppol und E-Mail. Für wenige Rechnungen nennt die Plattform selbst Weberfassung und Upload als passende Wege.

Beispiel: Malerarbeiten für eine Gemeinde

Die Malermeister Becker GmbH streicht das Treppenhaus im Rathaus der fiktiven Gemeinde Eifeltal. Im Auftrag steht die Leitweg-ID. Jana Becker schreibt die Rechnung wie immer in Word und speichert sie als PDF. Für die XRechnung ergänzt sie die Leitweg-ID, sich selbst als Ansprechpartnerin mit Telefon +49 2445 123456 und jana@maler-becker.de, die Rechnungsadresse rechnung@maler-becker.de als elektronische Adresse ihrer Firma und die E-Mail-Adresse, die die Gemeinde für Rechnungen angegeben hat.

Sie lädt die XML-Datei im Portal hoch. Ihr ursprüngliches PDF kann sie als Anlage in die XRechnung legen: Eingebettete Dokumente im Format PDF, PNG oder JPG sind erlaubt, ein separater E-Mail-Anhang nicht.

Häufige Fehler

• Tippfehler in der Leitweg-ID. Die Prüfziffer verrät ihn. Eine Software kann sie vor dem Versand nachrechnen.
• Leitweg-ID im falschen Feld. Sie gehört in die Käuferreferenz (BT-10), nicht in die Bestellnummer.
• ZUGFeRD-PDF statt XML hochgeladen. Die OZG-RE nimmt ZUGFeRD nur im Profil XRECHNUNG und nur als reine XML-Datei ohne Sichtformat an.
• Kontakt fehlt. Ohne Telefonnummer und E-Mail des Ansprechpartners scheitert die Prüfung nach BR-DE-6 und BR-DE-7.

Umsatzsteuerlich ist eine fehlende Käuferreferenz übrigens unbeachtlich (Abschnitt 14.5 Abs. 1 Satz 9 UStAE). Ihr Auftraggeber braucht sie trotzdem, um die Rechnung zuzuordnen.

Häufige Fragen

Kann ich eine XRechnung auch an Firmenkunden schicken?

Ja. XRechnung erfüllt die Norm EN 16931 und ist damit auch zwischen Unternehmen eine zulässige E-Rechnung. Firmenkunden ohne E-Rechnungssoftware tun sich mit ZUGFeRD aber leichter, weil sie das PDF ohne weitere Software öffnen. Die Abwägung steht unter ZUGFeRD oder XRechnung.

Brauche ich ein eigenes Programm für XRechnung?

Nicht unbedingt. Für den Bund können Sie die Rechnung im Webformular der OZG-RE eingeben. Wer seine PDF-Vorlage behalten will, kann sie mit Vorlagetreu umwandeln: Die Leitweg-ID wird dabei auf ihre Prüfziffer geprüft, und Sie laden die XRechnung als XML herunter.

Welche XRechnung-Version muss ich verwenden?

Die jeweils gültige Fassung, derzeit 3.0. Ältere Versionen wie 2.3 sind nicht mehr in Kraft.

Quellen

• Umsatzsteuergesetz (UStG), § 14 Abs. 4, Stand: zuletzt geändert durch Art. 5 G v. 29.06.2026
• Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE), Abschnitte 14.1 und 14.5, konsolidierte Fassung vom 02.06.2026
• KoSIT, xeinkauf.de: XRechnung, Versionen und Bundles, abgerufen am 09.11.2026
• e-rechnung-bund.de, Startseite und FAQ zur OZG-RE, abgerufen am 09.11.2026
• FeRD, Datenblatt Leitweg-ID, abgerufen am 09.11.2026