ZUGFeRD erstellen: aus der PDF-Rechnung, die Sie schon haben

Kurz gesagt: Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF, in dem eine XML-Datei mit allen Rechnungsdaten steckt. Sie erstellen sie, indem Sie zu Ihrer fertigen PDF-Rechnung das passende XML im Profil EN 16931 erzeugen und beides als PDF/A-3 zusammenfügen. Als E-Rechnung zählt ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL (Abschnitt 14.1 Abs. 14 Satz 4 UStAE).

Was in einer ZUGFeRD-Datei steckt

Eine ZUGFeRD-Rechnung hat zwei Teile in einer Datei: das PDF, das ein Mensch liest, und eine XML-Datei mit denselben Daten für die Buchhaltungssoftware des Empfängers. Die Finanzverwaltung nennt das ein hybrides Format (Abschnitt 14.1 Abs. 14 Satz 2 und 3 UStAE). Das PDF ist ein PDF/A-3, die Archivfassung von PDF, die eingebettete Dateien erlaubt. Das XML baut auf der Cross Industry Invoice (CII) von UN/CEFACT auf.

Umsatzsteuerlich führt der XML-Teil. Bei einem hybriden Format bilden die strukturierten Daten den führenden Teil, und bei Abweichungen gehen sie dem Bild vor (Abschnitt 14.4 Abs. 3 UStAE). Alle Pflichtangaben müssen deshalb grundsätzlich im XML stehen. Ein bloßer Verweis auf eine Anlage, in der die Pflichtangaben nur unstrukturiert stehen, genügt nicht (Abschnitt 14.5 Abs. 1 Satz 4 und 5 UStAE). Für Bauleistungen gibt es eine Vereinfachung: Im XML dürfen die Gewerke mit ihren Summen stehen, die Aufschlüsselung nach dem Leistungsverzeichnis in einer eingebetteten, lesbaren Anlage, auf die das XML eindeutig hinweist (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 14). Mehr dazu im Ratgeber E-Rechnung für Handwerker.

Das PDF ist trotzdem nicht bedeutungslos. Weicht es inhaltlich vom XML ab, etwa mit einer anderen Leistungsbeschreibung oder einem anderen Steuerbetrag, kann es als weitere Rechnung gelten, und Sie schulden die darin ausgewiesene Steuer möglicherweise zusätzlich (Abschnitt 14c.1 Abs. 4a Satz 2 UStAE). Technisch bedingte kleine Abweichungen wie Rundungsdifferenzen oder eine gekürzte Leistungsbeschreibung beanstandet die Finanzverwaltung nicht (Satz 3).

Für eine typische Handwerkerrechnung enthält das XML zum Beispiel:

Welche ZUGFeRD-Profile zählen

Ein Profil legt fest, wie viele Daten im XML stehen. Die aktuelle Version ZUGFeRD 2.5.2 gilt seit dem 1. September 2026 und ist technisch identisch mit Factur-X 1.09.2. Die Profile heißen MINIMUM, BASIC-WL, BASIC, EN 16931 und EXTENDED.

MINIMUM und BASIC-WL enthalten nur Angaben auf Ebene des ganzen Dokuments, keine einzelnen Positionen. Deshalb nimmt sie die Finanzverwaltung ausdrücklich von den zulässigen E-Rechnungsformaten aus. Für Rechnungen an Firmenkunden ist das Profil EN 16931 die übliche Wahl: Es enthält genau die Angaben der europäischen Norm, und jede Empfangssoftware, die EN 16931 versteht, kann es lesen.

Schritt für Schritt: ZUGFeRD aus Ihrer PDF-Rechnung

1. Rechnung wie gewohnt schreiben. In Word, Excel oder Ihrem Rechnungsprogramm. Speichern Sie sie über „Speichern unter“ als PDF. Ein Scan oder Foto enthält keinen lesbaren Text und eignet sich nicht.
2. Angaben in Felder übertragen. Das XML braucht jede Angabe einzeln: Rechnungsnummer, Datum, beide Anschriften, USt-IdNr. oder Steuernummer, jede Position mit Steuersatz, Zahlungsangaben. Ein Werkzeug kann den Text aus dem PDF auslesen. Prüfen Sie trotzdem jedes Feld, besonders die USt-IdNr. und das Leistungsdatum.
3. XML im Profil EN 16931 erzeugen. Die Steuer wird je Steuersatz auf die Summe der Positionen gerechnet und auf zwei Stellen gerundet.
4. XML in das PDF einbetten. Das XML kommt als eingebettete Datei in Ihr PDF, das PDF wird als PDF/A-3 gekennzeichnet. Ihre Seite sieht danach aus wie vorher.
5. Abgleichen. Stimmen Gesamtbetrag und Steuer im XML mit dem PDF überein? Wenn nicht, ist das XML führend, und Ihr Kunde bucht einen anderen Betrag, als er liest. Weicht das PDF inhaltlich ab, kann es außerdem als weitere Rechnung gelten.
6. Verschicken. Per E-Mail, wie bisher. Die Finanzverwaltung nennt E-Mail ausdrücklich als Übermittlungsweg (Abschnitt 14.1 Abs. 4 Satz 6 UStAE). Eine Zustimmung Ihres Firmenkunden im Inland brauchen Sie dafür nicht (Abschnitt 14.1 Abs. 4 Satz 4 UStAE). Privatkunden müssen einer elektronischen Rechnung zustimmen (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG).

Beispiel: die Rechnung der Malermeister Becker GmbH

Die Malermeister Becker GmbH schreibt ihre Rechnungen seit Jahren in einer Word-Vorlage mit Logo. Rechnung RE-2026-0412 an die Eifel Immobilien KG hat drei Positionen: 14,5 Stunden Malerarbeiten im Treppenhaus zu 52,00 € (754,00 €), drei Eimer Wandfarbe zu 64,90 € (194,70 €), beide mit 19 %, und ein Fachbuch zu 29,95 € mit 7 %.

Im XML stehen daraus zwei Steuergruppen: 19 % auf 948,70 € ergibt 180,25 €, 7 % auf 29,95 € ergibt 2,10 €. Netto 978,65 €, Steuer 182,35 €, zu zahlen 1.161,00 €. Die Eifel Immobilien KG öffnet das PDF und sieht die vertraute Becker-Rechnung. Ihre Buchhaltungssoftware liest die Beträge aus dem XML, ohne dass jemand sie abtippt.

Häufige Fehler

• Profil MINIMUM oder BASIC-WL gewählt. Die Datei sieht aus wie eine E-Rechnung, zählt aber nicht als solche.
• Steuernummer oder USt-IdNr. nur im Briefkopf. Im XML muss mindestens eine der beiden Angaben stehen. Steht keine davon im XML, fehlt eine Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG.
• Steuer nur als Gesamtbetrag. Bei 19 % und 7 % in einer Rechnung muss das Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt sein (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 7 und 8 UStG).
• Cent-Differenz zwischen PDF und XML. Entsteht oft, wenn die Vorlage die Steuer je Zeile rundet. Der Betrag im XML ist dann der führende. Rundungsdifferenzen beanstandet die Finanzverwaltung nicht (Abschnitt 14c.1 Abs. 4a Satz 3 UStAE).
• ZUGFeRD-PDF an eine Bundesbehörde. Die Rechnungseingangsplattform des Bundes nimmt ZUGFeRD nur im Profil XRECHNUNG und nur als reine XML-Datei ohne Sichtformat an. Wie das geht, steht unter XRechnung erstellen.

Häufige Fragen

Brauche ich für ZUGFeRD ein neues Rechnungsprogramm?

Nein. ZUGFeRD verlangt nur, dass zum PDF das passende XML kommt. Vorlagetreu erledigt die Schritte 2 bis 5 im Browser: Es liest Ihr PDF aus, Sie prüfen die Felder, und Sie laden die fertige ZUGFeRD-Datei herunter. Ihr PDF wird dabei nicht hochgeladen. Mit einer Beispielrechnung können Sie den Ablauf ohne eigene Daten ansehen.

Ab wann muss ich ZUGFeRD oder ein anderes E-Rechnungsformat verschicken?

Für Rechnungen an andere Unternehmer im Inland über Leistungen ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € lag, sonst über Leistungen ab dem 1. Januar 2028 (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 und 2 UStG). Außerdem für alle Rechnungen über Leistungen aus 2026, die Sie erst nach dem 31. Dezember 2026 übermitteln. Die Einzelheiten stehen unter E-Rechnungspflicht 2027.

Sind ZUGFeRD und Factur-X dasselbe?

Ja, technisch schon. FeRD und das französische Forum FNFE-MPE veröffentlichen eine gemeinsame Spezifikation, ZUGFeRD 2.5.2 entspricht Factur-X 1.09.2. Ob Ihr Kunde lieber ZUGFeRD oder XRechnung bekommt, klärt ZUGFeRD oder XRechnung.

Quellen

• Umsatzsteuergesetz (UStG), § 14 und § 27 Abs. 38, Stand: zuletzt geändert durch Art. 5 G v. 29.06.2026
• Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE), Abschnitte 14.1, 14.4, 14.5 und 14c.1, konsolidierte Fassung vom 02.06.2026, geändert durch BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung
• BMF-Schreiben vom 15.10.2026, ergänzende Regelungen zur E-Rechnung, Rn. 14
• FeRD, Infopaket für das E-Rechnungsformat ZUGFeRD 2.5.2 vom 04.08.2026, abgerufen am 09.11.2026
• FNFE-MPE, Factur-X 1.09.2, abgerufen am 09.11.2026
• e-rechnung-bund.de, FAQ zur OZG-RE, abgerufen am 09.11.2026